Copropriété : du nouveau pour les assemblées de copropriétaires

Les règles applicables aux assemblées générales de copropriétaires ont fait l’objet de nouvelles précisions. Voici ce qu’il faut en retenir !

AG de copropriétaires : nouvelles règles, nouvelles obligations

Qui peut convoquer l’assemblée générale ?

Il est prévu que par principe, l’assemblée générale est convoquée par le syndic, sauf s’il est en disposé autrement dans la Loi (notamment par exemple, dans le cas des copropriétés à 2 ou en cas d’empêchement du syndic).

Nouveau droit pour les copropriétaires

Pour mémoire, il est possible, depuis le 1er juin 2020, pour tout copropriétaire de solliciter la convocation et la tenue d’une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l’ordre du jour une ou plusieurs question(s) ne concernant que ses droits et obligations.

Il est désormais précisé que la demande doit être faite par un ou plusieurs copropriétaires à leurs frais, et doit préciser la ou les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée.

Elle doit être notifiée au syndic, et être accompagnée d’un projet de résolution pour chaque question.

Elle doit également être accompagnée, lorsque la situation l’exige, des documents précisant :

les conditions essentielles du contrat ;
en cas d’appel à la concurrence, les contrats proposés, lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
les conditions générales et particulières du projet de contrat et la proposition d’engagement de caution fournie par une entreprise d’assurance spécialement agréée lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d’un prêt bancaire au nom du syndicat.

Lorsque l’assemblée générale est convoquée à la demande de plusieurs copropriétaires, ceux-ci doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. A défaut, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

Dans les 15 jours qui suivent la notification de la convocation, le syndic informe le ou les copropriétaire(s) demandeur(s) des frais prévisionnels, ainsi que de ses honoraires.

Il doit ensuite convoquer l’assemblée générale dans le délai de 45 jours suivant le paiement de ces frais et honoraires.

Ces dispositions s’appliqueront aux assemblées générales tenues à compter du 31 décembre 2020.

Notez que lorsque la convocation de l’AG est sollicitée dans ce nouveau cadre, le syndic ne doit porter à l’ordre du jour que les questions relatives aux droits et obligations du ou des copropriétaire(s) demandeur(s).

Vote par courrier électronique

Depuis le 1er juin 2020, le vote par correspondance lors des assemblées générales des copropriétaires est encouragé.

Pour ce faire, un nouveau modèle de formulaire de vote par correspondance a vu le jour. Il est disponible ici.

Ce formulaire doit être joint à la convocation à l’assemblée générale.

Pour être pris en compte lors de l’AG, le formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de réunion.

Lorsqu’il est transmis par voie électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

Feuille de présence

La feuille de présence rédigée lors de l’assemblée générale doit aussi mentionner les personnes ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Présence à l’AG et vote par correspondance

Notez que le formulaire de vote par correspondance n’est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l’associé ou leur mandataire est finalement présent à l’assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle le formulaire de vote par correspondance ou le mandat a été établi ou reçu.

Cette disposition vaut également en cas de délégation de vote sans désignation d’un mandataire.

Travaux d’accessibilité pour les personnes handicapées

Il est désormais prévu, depuis le 1er juin 2020, que chaque copropriétaire puisse faire réaliser, à ses frais, des travaux pour l’accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble.

A cette fin, il notifie au syndic une demande d’inscription d’un point d’information à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d’un descriptif détaillé des travaux envisagés.

Ce descriptif doit prévoir :

paragraphe

la nature,
l’implantation,
la durée et les conditions d’exécution des travaux envisagés,
les éléments essentiels de l’équipement ou de l’ouvrage, tels que les marques, modèles, notices, garanties et documents relatifs à l’utilisation et à l’entretien.

Il doit être assorti d’un plan technique d’intervention, et, le cas échéant, d’un schéma de raccordement électrique.

Il peut également comprendre tous éléments nécessaires à la compréhension des travaux prévus, notamment des documents graphiques ou photographiques.

Notez que si ce descriptif détaillé n’est pas notifié au syndic, le point d’information n’est pas inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

S’il lui est régulièrement notifié, le syndic inscrit à l’ordre du jour de la même assemblée générale :

le point d’information relatif aux travaux d’accessibilité ;
la question de l’opposition éventuelle à la réalisation de ces travaux de l’assemblée générale, accompagnée d’un projet de résolution reproduisant les termes suivants : « L’assemblée générale peut, à la majorité des voix des copropriétaires, s’opposer à la réalisation de ces travaux par décision motivée par l’atteinte portée par les travaux à la structure de l’immeuble ou à ses éléments d’équipements essentiels, ou leur non-conformité à la destination de l’immeuble. »

Si l’assemblée générale ne s’oppose pas aux travaux, ceux-ci peuvent être réalisés par le copropriétaire conformément au descriptif détaillé présenté à l’assemblée générale, à l’expiration du délai de contestation de l’assemblée générale de 2 mois.

Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales qui se tiendront à compter du 31 décembre 2020.

Documents à fournir avec la convocation à l’assemblée générale

Pour rappel, depuis le 1er juin 2020, tout contrat ou projet de contrat relatif à l’exercice de la mission du syndic doit être accompagné d’une fiche d’information sur les prix et les prestations proposées par celui-ci, selon un modèle fixé par arrêté.

Pour la validité de la décision prise en assemblée générale, cette fiche d’information doit désormais être notifiée au plus tard en même temps que l’ordre du jour, accompagnant ainsi le ou les projet(s) de contrat du syndic.

Pour mémoire, un copropriétaire ne peut faire obstacle à l’exécution, même sur ses parties privatives, de travaux d’intérêt collectif régulièrement décidés par l’assemblée générale des copropriétaires, dès lors que l’affectation, la consistance ou la jouissance des parties privatives n’en sont pas altérées de manière durable.

La réalisation de tels travaux sur une partie privative, lorsqu’il existe une autre solution n’affectant pas cette partie, ne peut être imposée au copropriétaire concerné que si les circonstances le justifient.

Dans ce cadre, il est désormais prévu que lorsque l’assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d’intérêt collectif réalisés sur des parties privatives, une analyse des solutions éventuelles n’affectant pas ces parties doit être fournie, au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

Pour les assemblées générales tenues à compter du 31 décembre 2020, pour l’information des copropriétaires, il doit également être notifié au plus tard en même temps que l’ordre du jour :

le descriptif détaillé relatif aux travaux réalisés par un copropriétaire pour l’accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble ; pour mémoire, ce descriptif détaillé doit être notifié au syndic lorsque le copropriétaire concerné forme une demande d’inscription d’un point d’information à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale en ce sens ;
une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l’emprunt collectif, lorsque la question de la souscription d’un tel emprunt est inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
le rapport établi par le conseil syndical pour rendre compte de l’exercice de sa délégation de pouvoirs devant l’AG votant l’approbation des comptes.

Mandat donné au syndic lors de l’AG

Jusqu’à présent, il était prévu que le syndic qui recevait un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire remette ce mandat, en début de réunion, au président du conseil syndical afin que celui-ci désigne un mandataire pour exercer la délégation de vote.

Désormais, à défaut de président, cette remise peut être faite auprès d’un membre du conseil syndical.

En leur absence, le mandat est remis au président de séance désigné par l’assemblée générale.

Procès-verbal de l’AG des copropriétaires

Jusqu’à présent, il était prévu que le procès-verbal (PV) reprenant les décisions prises pour chaque assemblée générale soit signé, à la fin de la séance, par le président par le secrétaire et par le ou les scrutateur(s).

Désormais, cette signature peut avoir lieu dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée.

Il doit notamment préciser si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance.

En principe, le PV doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.

Désormais, il doit également préciser les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant.

Pour mémoire, le copropriétaire qui vote par correspondance est considéré comme un copropriétaire défaillant lorsque la résolution sur laquelle il s’est prononcé favorablement a été amendée en cours d’assemblée générale.

Irrégularité du procès-verbal ou de la feuille de présence

Notez que l’irrégularité de forme qui affecte le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence n’entraîne pas forcément la nullité de l’AG, lorsqu’elle concerne les conditions de vote ou la computation des voix et qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté.

Contestation des décisions d’assemblée générale

Pour mémoire, tout copropriétaire peut contester une décision d’assemblée générale dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale.

Cela a toujours été le cas : cependant, pour clarifier le point de départ du délai de 2 mois, le point de départ initial qu’était « la notification de la décision » a été transformé en « notification du procès-verbal de l’assemblée générale ».

Mécanisme de la passerelle

Pour mémoire, en matière de copropriété, il existe différents types de majorité :

la majorité simple (dite majorité de l’article 24), qui correspond à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés ainsi que ceux ayant voté par correspondance ;
la majorité absolue (dite majorité de l’article 25), qui correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble (présents, représentés et absents) ;
la double majorité (dite majorité de l’article 26) qui correspond à la majorité des copropriétaires de l’immeuble représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires.

Depuis le 1er juin 2020, lorsque l’AG des copropriétaires ne s’est pas prononcée à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité simple en procédant immédiatement à un second vote à la majorité simple (mécanisme dite de la « passerelle »). Nous appellerons cette situation comme la « première disposition ».

En outre, depuis cette même date, lorsque l’AG n’a pas décidé à la double majorité, mais que le projet a au moins recueilli l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée se prononce à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. Nous appellerons cette situation comme la « seconde disposition ».

Il est désormais prévu que lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder au second vote prévu par ces deux dispositions qu’après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité applicable au premier vote.

Concernant la « seconde disposition », il est précisé lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires lors du second vote, les mesures relevant de la première disposition ne sont pas applicables aux décisions relevant de la double majorité. Il n’est donc pas possible de procéder à un 3ème vote à la majorité simple.

Assemblées spéciales de copropriétaires

Il est précisé qu’il est procédé pour les assemblées spéciales des copropriétaires comme pour les assemblées générales.

Délégation de pouvoir

Pour mémoire, depuis le 1er juin 2020, le syndic, le conseil syndical ou toute personne peut recevoir une délégation de pouvoir pour prendre tout acte ou décision soumis(e) en principe à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance (comme par exemple celles relatives aux travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble).

Désormais, il est prévu que cette délégation de pouvoir mentionne expressément l’acte ou la décision délégué(e). A l’issue de cette délégation, le délégataire doit rendre compte de son exécution à l’assemblée.

Dans tous les cas, la délégation ne peut pas priver l’assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l’administration de l’immeuble et la gestion du syndic.

Entrée en vigueur

Les mesures pour lesquelles il n’a pas été indiqué d’entrée en vigueur différée (par exemple au 31 décembre 2020) s’appliquent depuis le 4 juillet 2020.

Source : SOURCE (Si une seule source)

Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété
Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires