Coronavirus (COVID-19) : l’impact sur les instances notariales

Coronavirus (COVID-19) : l’impact dans les chambres départementales

Afin de permettre aux chambres départementales du notariat de continuer à fonctionner dans le cadre de la crise sanitaire liée au covid-19, le Gouvernement a officiellement acté le report de la date de l’assemblée générale ordinaire (AG) de notaires qui se tient habituellement en mai : elle devra se dérouler entre le 1er septembre et le 15 octobre 2020.

Le vote pourra avoir lieu par procuration, dans la limite de 6 procurations par mandataire. La décision prise en AG sera valable dès lors que la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés.

Le mandat des membres élus à la chambre des notaires lors de cette AG s’achèvera en mai 2023.

Lors de cette AG, les membres du bureau exécutif de la chambre (président, vice-président, trésorier, etc.) seront également élus. Leurs mandats s’achèveront en mai 2021, à l’exception de celui du président et du vice-président qui s’achèveront en mai 2022.

Le président élu aura la possibilité de réunir une 2nde AG ordinaire avant le 31 décembre 2020.

Par ailleurs, jusqu’à cette même date, les chambres pourront valablement délibérer en présence :

• d’au moins 2 membres pour les chambres qui comportent 5 à 7 membres ;
• de 4 membres pour celles qui comportent 9 à 11 membres ;
• de 7 membres pour celles qui comportent 13 à 19 membres
• de 10 membres pour celles qui comportent 21 membres ou plus.

Les votes pourront avoir lieu par procuration, dans la limite de 4 procurations par mandataire.

Coronavirus (COVID-19) : l’impact dans les chambres régionales

Le renouvellement du conseil régional de l’ordre notarial devra lui aussi se dérouler entre le 1er septembre et le 15 octobre 2020. Le mandat des notaires élus s’achèvera en mai 2024.

Pour l’année 2020, le vote pour la désignation des membres du bureau du conseil régional peut également avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire.

En outre, jusqu’au 31 décembre 2020 :

• le vote des délibérations du conseil régional peut avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire ;
• le conseil régional peut valablement délibérer si la moitié de ses membres sont présente ou représentée.

Coronavirus (COVID-19) : l’impact sur le Conseil Supérieur du Notariat (CSN)

Les nouveaux membres du CSN seront élus au plus tard le 15 octobre 2020 et leur mandat s’achèvera en septembre 2024.

Le mandat des notaires actuellement élus au CSN et qui s’achève en septembre 2020 est prorogé jusqu’à la désignation de ces nouveaux membres.

Le vote pour la désignation des membres du CSN pourra avoir lieu par procuration, dans la limite de 4 procurations par mandataire.

En outre, jusqu’au 31 décembre 2020 :

• le vote des délibérations du CSN peut avoir lieu par procuration dans la limite de 4 procurations par mandataire ;
• le CSN peut valablement délibérer si la moitié de ses membres sont présente ou représentée.

Coronavirus (COVID-19) : l’établissement des procurations

Les procurations pour le vote des membres élus au conseil départemental, régional ou au CSN sont établies de façon écrite ou dématérialisée. Elles sont datées.

Le mandant les transmet au président de la chambre, du conseil régional ou du CSN au moins 5 jours avant la date du vote.

Le président s’assure ensuite que le nombre de procurations est compatible avec la limite autorisée. Si tel n’est pas le cas, seules les procurations qui ont été dressées les premières seront valables.

Coronavirus (COVID-19) : l’impact financier sur les instances ordinales

Jusqu’au 31 décembre 2020, le Conseil supérieur du notariat (CSN), le conseil régional et la chambre des notaires peuvent, chacun pour la part de cotisations servant à couvrir ses dépenses, décider de reporter le paiement de cette part.

Les instances notariales peuvent aussi décider de l’exonération de cette part de cotisations pour les titulaires des offices dont le produit annuel serait supérieur à un seuil qui reste à déterminer, dans la limite du quart de celle-ci.

Lorsque l’exercice annuel du budget de la chambre trouve son terme dans une période comprise entre le 1er mai et le 31 août 2020 et, en cas d’impossibilité avérée de tenir l’AG devant voter le nouveau budget, le président de la chambre peut, jusqu’au 15 juillet 2020, arrêter un budget provisionnel reconduisant prorata temporis le budget précédent pour la période courant entre la fin de l’exercice budgétaire précédent et la date de la prochaine AG.

Le budget ainsi adopté, et les recettes et les dépenses ainsi recouvrées ou engagées sont soumises à la validation de l’AG, au plus tard le 31 octobre 2020, à l’occasion de l’adoption du budget de la chambre pour le nouvel exercice.

Source : Décret n° 2020-694 du 8 juin 2020 portant adaptation des dispositions du décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l’application du statut du notariat liées à l’épidémie de covid-19

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